Sistem Informasi Akuntansi (Data Flow Diagram)

Sistem Informasi Akuntansi

Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, terstruktur dan jelas. Atau DFD bisa juga dikatakan sebagai suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan dari mana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

DFD terdiri dari context diagram dan diagram rinci (DFD Levelled). Context diagram berfungsi memetakan model lingkungan (menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran sistem), yang direpresentasikan dengan lingkaran tunggal yang mewakili keseluruhan sistem. DFD levelled menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antara fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data, model ini hanya memodelkan sistem dari sudut pandang fungsi.
Berikut ini merupakan simbol-simbol yang biasa digunakan di DFD :

·         Terminal/Entity
Terminator atau entity mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan. Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, departemen di dalam organisasi, atau perusahaan yang sama tetapi di luar kendali sistem yang sedang dibuat modelnya. Terminator dapat juga berupa departemen, divisi atau sistem di luar sistem yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan.
Komponen ini perlu diberi nama sesuai dengan dunia luar yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dibuat modelnya, dan biasanya menggunakan kata benda, misalnya Bagian Penjualan, Dosen, Mahasiswa.

·         Proses
Merupakan Merupakan kegiatan kegiatan atau atau pekerjaan pekerjaan yang yang dilakukan dilakukan oleh oleh orang orang atau atau mesin mesin komputer komputer, dimana dimana aliran aliran data data masuk masuk, ditranformasikan ditranformasikan ke ke aliran aliran data data keluar.

·         Data Store

Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan, seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file harddisk, file pita magnetik. Data store juga berkaitan dengan penyimpanan secara manual seperti buku alamat, file folder, dan agenda. Data store diberi nama sesuai dengan nama file penyimpanannya misalnya mahasiswa, matakuliah, dosen, dataregistrasi, dll.

·         Alur Data

Suatu data flow / alur data digambarkan dengan anak panah, yang menunjukkan arah menuju ke dan keluar dari suatu proses. Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya.

Contoh DFD :
Contoh 1 :

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi

penjualan tunai adalah:

·        Fungsi Penjualan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas.

·         Fungsi Kas

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.

·         Fungsi Gudang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman.

·         Fungsi Pengiriman

Fungsi ini bertanggungjawab untuk membungkus barang dan menyerahkan Barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.

·         Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan, dan penerimaan kas, serta pembuat laporan penjualan.

  Bagan Alir Data (Data Flow Diagram/DFD)

Data Flow Diagram

(DFD) merupakan alat yang digunakan pada metodologi pembangunan sistem yang terstruktur. DFD juga digunakan untuk menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data. 

Tabel Normalisasi

Normalisasi Pertama (1NF/ First Normal Form)

Karena form tersebut tidak normal, maka kita akan menjadikan database tersebut menjadi INF (First Normal Form) :

Suatu relasi disebut memenuhi bentuk normal pertama (1NF) jika dan hanya jika setiap atribut dari relasi tersebut hanya memiliki nilai tunggal dan tidak ada pengulangan grup atribut dalam baris.   Bentuk 1NF tidak boleh mengandung grup atribut yang berulang.        

Setiap data dibentuk dalam flat file, data dibentuk dalam satu record demi satu record nilai dari field berupa “atomic value”.

Tidak ada set attribute yang berulang atau bernilai ganda.

Tiap attribute hanya memiliki satu pengertian.

Bentuk First Normal Form / Normalisasi Pertama  : 

         

Normalisasi Ke Dua (2 NF /Second Normal Form)

Bentuk normal kedua mempunyai syarat yaitu bentuk data telah memenuhi kriteria bentuk normal kesatu. Atribute bukan kunci haruslah bergantung secara fungsi pada kunci utama/primary key. Sehingga untuk membentuk normal kedua haruslah sudah ditentukan kunci-kunci field. Kunci field haruslah unik dan dapat mewakili atribute lain yg menjadi anggotanya.

Dari contoh Table Rekapitulasi GIN pada normalisasi pertama terlihat bahwa kunci utama/ primary key yaitu NO_GIN, dan yang merupakan kunci tamu/ foreign key yaitu ID_Staff, Kode_Unit, dan Kode_barang. Pada normalisasi kedua ini semua foreign key pada Table Rekapitulasi GIN dipecah menjadi beberapa 3 table.

Bentuk Second Normal Form / Normalisasi Kedua: